Automatisering parochies RK-kerk

Een nieuwe automatiseringsomgeving

Op deze website wordt informatie gegeven over de komende nieuwe automatisering voor parochies binnen de RK-kerk

 

Implementatietraject (9.1.2018)

In het economencollege van 9 januari 2017 is besloten tot een aanpassing in het tijdspad van de invoering van de nieuwe automatisering voor parochies. Deze aanpassing hangt samen met een aantal inrichtingszaken in DocBase, die vermoedelijk niet voor 1 februari aan-staande gereed kunnen zijn. Omdat het economencollege als uitgangspunt hanteert dat de definitieve introductie pas kan plaatsvinden bij het volledig gereed en operationeel zijn van de aangeboden oplossingen, is thans besloten tot het uiterlijk met ingang van 1 februari 2018 ter beschikking stellen van Exact Online en het uiterlijk met ingang van 1 maart 2018 ter beschikking stellen van de gerealiseerde oplossing in DocBase.

Lees meer...

________________________________

Presentatie Economencollege (13.12.2017):

Op woensdag 13 december jongstleden heeft Acanthis een presentatie verzorgd van de stand van zaken rondom de gerealiseerde oplossing in DocBase, dit ten behoeve van de gezamenlijke eco-nomen van de 7 bisdommen. Zonder uitzondering is de gerealiseerde auto-matiseringsoplossing zeer positief ont-vangen.

Het is goed om te zien dat het automa-teringsproject thans in een fase is terecht gekomen waarin de oorspron-kelijk nog losse puzzelstukjes nu in elkaar kunnen worden gelegd, waarmee de uiteindelijk te realiseren oplossing met rasse schreden in beeld komt. 

In de vergadering is grote waardering uitgesproken voor de inzet van ieder die bij het project is betrokken; zowel leden van de stuurgroep, de werkgroepen, de klankbordgroepen als ook de betrokken leveranciers! Slechts dankzij ieders inzet kan dit project tot een groot succes worden gemaakt. Nogmaals grote dank!

________________________________

Voortgang werkgroepen (13.12.2017):

Inmiddels heeft de vijfde zogenaamde iteratie van de gezamenlijke werkgroe-pen plaatsgevonden. Tijdens deze bijeenkomst is met name aandacht be-steed aan de op- en aanmerkingen, die in de voorbije weken vanuit de door de klankbordgroepleden uitgevoerde testen naar voren zijn gekomen.

Een aantal problemen in de uitgevoerde testen konden worden teruggevoerd op het in de testperiode door meerdere testers gelijktijdig onder hetzelfde user-ID inloggen. Dergelijke problemen kunnen straks in de live-situatie niet meer voorkomen, daar eenieder in de nieuwe situatie is verplicht te werken met een eigen unieke user-ID en wacht-woord. Dit betekent onder andere dat user-ID's en wachtwoorden in de toekomst bij bijvoorbeeld vertrek van een vrijwilliger niet meer zomaar mogen worden doorgegeven aan de opvolger; de oude user-ID dient dan te worden ingetrokken en een nieuwe te worden uitgegeven.

In de maand januari is een zesde bijeenkomst voor de werkgroepen gepland. Aan hen wordt op dat moment gevraagd de alsdan klaarstaande oplossing integraal te testen, alvorens de eerste conversies kunnen gaan plaatsvinden.

________________________________

 



Actieplan parochies (12.1.2018)

Wat kunt u als parochie doen in de voorbereiding naar de nieuwe automatisering? Wat moet u doen met de lopende actie kerkbalans 2018? Wanneer kunt u overschakelen naar DocBase en wanneer naar Exact-Online?

________________________________

Nieuwsbrief (15.11.2017):

Voor de meest recente nieuwsbrief waarin wordt ingegaan op de huidige stand van zaken rondom het project nieuwe automatisering parochies, verwijzen wij u graag middels onder-staande link.

Lees de nieuwsbrief...


________________________________

AANMELDEN VOOR OVERGANG NIEUWE AUTOMATISERING

Vanaf heden kunt u zich als parochie aanmelden voor de overgang (vanaf 1 januari 2018) naar de nieuwe automati-seringsoplossing. Aanmelden kan via een mail naar helpdesk@nieuwe-automatisering.nl. 

Deze overgang wordt steeds doorge-voerd op parochieniveau; het is derhalve niet de bedoeling dat bij zogenaamde fusieparochies de overgang plaatsvindt op "torenniveau".

Naar aanleiding van uw aanmelding ontvangt u een vragenformulier, waarin onder andere een aantal vragen worden gesteld over de huidige stand van zaken rondom de automatisering binnen uw parochie. Op basis daarvan zal met u contact worden opgenomen over de verdere planning van de noodzakelijke conversie alsmede de daarvoor noodza-kelijke werkzaamheden en bestanden. 

De overgang naar de nieuwe automatisering vanuit Navision dient te zijn afgerond voor 1 juli 2019. In de planning van de conversie zal voorrang worden gegeven aan die parochies die over dienen te gaan vanuit Navision.

Indien u de vragenlijst graag in word-formaat wilt ontvangen, stuur dan even een mail naar info@nieuwe-automatisering.nl.

 

Vragenlijst
Vragenlijst inventarisatie automatisering parochies
Inventarisatie automatisering parochies definitief.pdf (140.56KB)
Vragenlijst
Vragenlijst inventarisatie automatisering parochies
Inventarisatie automatisering parochies definitief.pdf (140.56KB)

________________________________

 


13.12.2017: De start

Nu langzamerhand de puzzelstukjes steeds meer op zijn plaats vallen en de verschillende onderdelen van de nieuwe automatisering met elkaar gegevens uitwisselen, komt ook de feitelijke uitrol van het nieuwe systeem steeds dichterbij.

Belangrijke vragen rondom de feitelijke introductie zijn onder andere per wanneer zijn de oplossingen beschik-baar, kan eerder worden gestart met Exact Online om daarna later alsnog over te stappen naar DocBase of omgekeerd, op welke wijze wordt de conversie geregeld en wat kunt u als parochie doen als voorbereiding op de conversie?

Lees meer...

________________________________

Landelijke introductiedagen nieuwe automatisering parochies:
(9.1.2018)

In week 5 zullen 3 landelijke bijeen-komsten worden georganiseerd voor die parochies die zo snel mogelijk wensen te starten met Exact Online. Deze avondbijeenkomsten zijn op maandag 29.1 (Rotterdam), woensdag 31.1 (Zwolle) en donderdag 1.2 (Eindhoven). Deze bijeenkomsten zijn geheel gewijd aan Exact Online.

Vanaf 1 maart worden bijeenkomsten gepland rondom de introductie van DocBase. Op deze dagen zal een presentatie plaatsvinden van de uitein-delijk gerealiseerde oplossing voor de nieuwe automatisering van parochies en zullen diverse introductiesessies worden georganiseerd door de verschillende leveranciers. Ook zal een uitgebreide presentatie plaatsvinden van het opleidingsmateriaal.

Deze introductiedagen worden georga-niseerd voor iedereen die bij de parochies  betrokken zijn of worden bij het toekomstig gebruik van de nieuwe automatiseringsoplossing voor de paro-chies. Nadere informatie over deze bijeenkomsten volgt op korte termijn.

U kunt zich inmiddels voor de Exact bijeenkomsten aanmelden via info@nieuwe-automatisering.nl. (onder vermelding van KASKI nummer en aantal personen).

_______________________________

9.1.2018: Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) 

Bij de inrichting van de nieuwe automatisering van parochies wordt zoveel als mogelijk rekening gehouden aan de eisen die aan de Kerk worden gesteld rondom de privacy van onze leden. Niet alleen de inrichting zelf, maar ook de procedures daaromheen worden door de AVG beïnvloed. Daarmee ook de wijze waarop u als parochie met uw ledenadministratie omgaat.

Op dit moment wordt op landelijk niveau, samen met andere kerkgenoot-schappen en de overheid, nog steeds nader overleg gevoerd over de exacte invulling die de Kerken moeten geven aan de AVG. Alhoewel zodoende de precieze eindsituatie in deze nog niet bekend is, proberen wij wel zoveel als mogelijk voor te sorteren op de te verwachten eindsituatie.

Zoveel mogelijk op landelijk niveau zal invulling worden gegeven aan verplichtingen uit hoofde van de AVG. Zo zal op landelijk niveau een functionaris voor gegevensbescherming (de zogenaamde FG) worden benoemd, zal voor zover nodig een Privacy Impact Assessment worden uitgevoerd en zullen allerlei protocollen worden opgesteld rondom het werken met privacy-gevoelige informatie.

Aan de parochies wordt uitdrukkelijk gevraagd deze protocollen af te wachten en hierin vooralsnog geen zelfstandige stappen te zetten.

Nadere info volgt.

________________________________